Nel corso dell’ultimo anno, abbiamo imparato a rivalutare gli eventi streaming tanto che anche le cerimonie di laurea on-line sono paiono indimenticabili, che si può imparare dal pavimento di casa propria attraverso il PC e che è possibile partecipare a grandi eventi con relatori e sessioni interattive proprio grazie alle dirette streaming. Oppure gli investitori nel settore immobiliare, sempre più attenti e preoccupati, seguono molto spesso l’evoluzione in time lapse nei cantieri in cui hanno posto parte delle proprie risorse finanziarie.
Questo articolo esaminerà varie tipologie di evento virtuale con relativo budget e strategie promozionali.
Tipi di eventi virtuali
La dicitura “evento virtuale” o “evento digitale” indica una categoria di eventi che vanno dalle conferenze digitali o dal vivo, eventi streaming o pre registrati o diffusione di contenuti formativi. Questo tipo di evento può prendere il posto degli eventi in presenza o possono essere stati progettati dal principio per essere erogati on-line.
Conferenze virtuali
Le conferenze virtuali permettono di fornire contenuti nuovi, di rintracciare contatti e di promuovere sistemi e macchinari oltre ai prodotti e servizi.
In questo modo vengono divulgati contenuti e informazioni, ma anche aggiornamenti e approfondimenti sui servizi e sui prodotti.
In ambito industriale, offrono l’opportunità di promuovere, condividere e diffondere informazioni relative alla propria azienda esattamente come accadeva durante le fiere di settore.
Eventi live-streaming e Eventi preregistrati
Questa tipologia di eventi può essere trasmessa live o messa a disposizione per una visione asincrona in un momento determinato oppure con visione on-demand. Le piattaforme di gestione dei contenuti possono essere gratuite o a pagamento e possono richiedere una registrazione. Alcuni esempi di contenuto a pagamento con accesso limitato ad un orario e giorni specifici sono i concerti, le performance teatrali e gli eventi sportivi mentre nei casi di video di carattere commerciale, tecnico o divulgativo la fruizione è spesso libera.
Nel momento in cui si dovesse decidere di organizzare un evento on-line ci si deve preoccupare di alcuni temi fondamentali:
- scelta della location dell’evento reale,
- decisione in merito ai tempi e termini di fruizione del contenuto,
- scelta della piattaforma per lo streaming,
- modalità di interazione degli spettatori.
Eventi virtuali in diretta streaming
Durante la produzione di eventi digitali in diretta streaming è di estrema rilevanza creare spazi e tempi di interazione tra i partecipanti, parallelamente a quanto avviene durante gli eventi in presenza.
Questa tipologia di evento comporta rischi ben gestibili grazie all’utilizzo di video in back-up da utilizzare nel caso di imprevisto.
Eventi virtuali pre-registrati
Sulla base di risorse e pubblico previsto, l’evento può risultare dispendioso a tal punto da richiedere l’utilizzo di alcuni video pre-registrati da intervallare a quelli dal vivo.
Le registrazioni hanno il vantaggio di essere fruibili in qualunque momento e per questo possono raggiungere una platea più ampia.
Requisiti audiovisivi per eventi virtuali
L’organizzazione di eventi in audiovisione comporta la necessità di stabilire requisiti minimi in termini di qualità dei file audio e dei file video. Frequentemente si richiede ai relatori di intervenire da remoto in location diverse e ciò implica numerosi rischi.
È indispensabile assicurarsi che la connessione di ogni relatore sia ottimale, che dispongano di microfono e webcam sufficientemente performanti e che l’illuminazione contempli almeno tre punti luce.
Best practice per eventi digitali
Nel momento in cui si crea un evento digitale si devono considerare alcuni elementi, tra cui il fatto che i partecipanti dedicano tempo alla visione del contenuto, togliendolo dalla propria professione e dal proprio svago, nella prospettiva di ottenere qualche vantaggio. Per questo motivo è fondamentale fornire immagini esplicative su cosa aspettarsi dalla visione, chiarendo la tipologia di evento (in diretta o preregistrato), i tempi di disponibilità dei contenuti, la possibilità di interazione e l’accessibilità a materiali esclusivi.
Si sottolinea l’importanza dell’interazione con i partecipanti anche attraverso dei sondaggi al termine o durante l’evento, oppure momenti di interazione a domanda e risposta anche se le domande vengono poste attraverso una chat, o ancora momenti di socializzazione tra partecipanti.
PH: gabriel-benois-unsplash