L’attuale crisi sanitaria ha implicato la cancellazione degli eventi organizzati e previsti per l’anno 2020 e per l’anno 2021, perlomeno nel primo semestre
Tutti i soggetti coinvolti in prima linea nell’ organizzazione di eventi, come imprese, organizzatori, agenzie di comunicazione, sono chiamati a far fronte ad una situazione eccezionale e non controllabile che ha richiesto un’azione immediata.
È una fase in cui si studia come convertire occasioni di promozione in eventi immateriali. Per avere un quadro complessivo si rimanda all’articolo dedicato al processo di pianificazione di eventi virtuali per l’ azienda digitale
Quelli che erano momenti di incontro in presenza di pubblico, visitatori, espositori e relatori ora sono diventati eventi live. Fiere e congressi cosi come convention e open-house si sono “digitallizzati” trasformandosi appunto in eventi virtuali.
L’evento live e l’evento virtuale on demand
Troppo spesso si ascoltano richieste da parte di agenzie di comunicazione che evidenziano la convinzione che un evento reale possa essere trasformato completamente in evento digitali in diretta streaming. Questo, però, non può essere fatto in ogni situazione, anche perché nel contesto attuale che vede molti operatori impegnati nello smart working, si potrebbe assistere ad un calo di interesse del pubblico in favore di una fruizione on demand libera.
Si devono valutare attentamente i vantaggi della modalità evento live in diretta o evento digitale on demand.
La reale necessità della compresenza degli utenti è auspicabile nel caso di eventi virtuali per un lancio di prodotto o finalizzati ad una comunicazione aziendale (fusioni, acquisizioni, riorganizzazione).
Parlando invece di attività di presentazione di cicli produttivi o presentazioni aziendali, l’evento digitale on demand risulta la scelta più opportuna.
Per la promozione di eventi virtuali è necessario sfruttare i canali aziendali, sociali e mailinglist.
La strategia migliore per promuovere un evento digitale è quello dell’equilibrio, dopo aver fatto una scelta di campo.
Cioè eventi virtuali on demand per relazioni, dimostrazioni prodotto, demo macchinari e eventi live in streaming per attività interattive, discussioni, forum e ogni altra attività che richieda l’interazione immediata tra i partecipanti e con i referenti aziendali.
Un esempio di servizio che supporta queste scelte è dato da YouTube che fornisce ai gestori dei vari canali l’opportunità di decidere se trasmettere eventi live in diretta o “premiere”, ossia eventi virtuali costituiti da contenuti pre-registrati con modalità live, garantendo la possibilità di interazione con il pubblico.
Evento virtuale versus Evento reale
La partecipazione all’ evento virtuale è simile alla fruizione di video streaming e dirette live che personaggi più o meno noti e influencer propongono sui social (YouTube, Facebook o Instagram).
È importante tenere presente che l’evento reale non è completamente sovrapponibile ad un evento digital e che l’evento virtuale non riesce in assoluto a sostituire l’evento reale.
Nel caso in cui lo scopo dell’evento fosse quello di proporre un nuovo prodotto o un innovativo ciclo produttivo o una più attuale strategia di marketing, il ricorso ad un evento live, lasciato a disposizione anche successivamente si configura come la scelta più adatta.
I partecipanti possono essere coinvolti in attività piacevoli e significative che costituiscono i momenti di maggiore interesse per il pubblico, anche se non rappresentano la motivazione principale che spinge alla partecipazione.
Nel caso in cui lo scopo dell’evento sia quello di ampliare i contatti e incrementare le opportunità di stringere relazioni commerciali, esempio fiere di settore, risulta meno opportuna la conversione ad evento virtuale.
Evento virtuale e gestione urgente dell’ annullamento di una fiera
Innanzitutto va ridefinita la spesa relativa all’evento reale per trasferire risorse (spesso minori) sull’ evento virtuale.
Per quanto riguarda gli espositori che intendono presentare intere attività produttive sarebbe utile ricorrere ai video aziendali, da distribuire grazie a campagne opportunamente indirizzate di mailing, per poi creare webinar o tutorial, da veicolare attraverso azioni mirate
Questo metodo di divulgazione permette di recuperare quella parte del pubblico interessata ad approfondire la conoscenza tecnica; si potrebbe migrare il concetto di visita allo stand e successivo incontro di approfondimento con un evento digitale costituito da video aziendale e successivo evento virtuale rappresentato da webinar e tutorial dal vivo.
Il settore degli eventi virtuali è poco battuto. Escludendo alcuni marketplace che paiono più come delle brutte copie di Second Life, l’ esperienza attuale di evento digitale orientato all’aggregazione e che abbia un risultato simile a quello dell’evento reale è – ancora – scarsa. Questo perchè non esiste uno storico da cui attingere informazioni.
Non va dimenticato che intorno all’evento reale ruota un indotto fatto di interessi economici trasversali che contribuiscono alla determinazione dei costi che l’azienda deve sostenere per poter partecipare.
L’evento digitale diventa un’opportunità in virtù del fatto che può essere gestito dall’azienda stessa o da gruppi di aziende interessate al coinvolgimento di un determinato target di interlocutori. I visitatori possono fruire dei contenuti mirati e creati per lo specifico evento virtuale.
I contenuti vengono creati su misura in base al tipo di evento digitale e al pubblico di riferimento. L’azienda non deve inserirsi in un contenitore comunicativo comune ma può destinare parte del budget alla creazione di contenuti specifici e originali adattati a una platea meno numerosa ma allo stesso tempo più interessata e coinvolta dalle tematiche.
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