Se siete a capo di un’azienda che dispone di un nutrito parco mezzi vi sarete sicuramente resi conto che la gestione di ogni singolo veicolo potrebbe diventare una pratica che richiede moltissimo tempo.
Spesso e volentieri diventa anche difficile riuscire a tenere traccia dei consumi di carburante quando si parla di aziende di trasporti e di manutenzioni ordinarie e straordinarie, che devono essere sempre organizzate tramite uno scadenziario, in modo da non dimenticare mai nulla.
Eventuali distrazioni in questi ambiti possono provocare uno spreco di denaro da parte dell’imprenditore e per questo motivo cercheremo nel nostro articolo di fornirvi alcuni consigli utili per organizzare la gestione dei mezzi della vostra azienda tramite il vostro laptop.
Come creare un file Excel per gestire i mezzi dell’azienda
Per prima cosa posiamo vedere che uno software molto utile a riguardo è Excel, della casa Microsoft. Si tratta di un generatore di tabelle e fogli di calcolo, che è molto utile per riuscire a creare un sistema di misurazione periodica dei consumi dei mezzi e delle checklist per le varie operazioni di manutenzione.
Se non utilizzate i software di casa Microsoft avete anche a disposizione il comodissimo e gratuito Google Sheets. In questo caso vi basterà aprire un account Gmail gratuito per avere lo strumento a vostra disposizione e creare anche dei file condivisi con i vostri collaboratori.
Per ogni veicolo è quindi necessario creare un foglio di calcolo, inserendo nella prima colonna le operazioni periodiche di manutenzione e nelle colonne successive, alla rispettiva linea, una marcatura del lavoro eseguito e la data del prossimo controllo.
Inoltre potrete anche creare una scheda per ogni mezzo con relativi periodi, chilometri percorsi e spesa per il carburante, in modo da calcolare rapidamente i consumi e prevedere così le spese mese per mese.
Il vantaggio di questo sistema è la semplicità e il fatto che sia gratuito. Dall’altra parte richiede un costante intervento manuale da parte di un operatore e serve una buona dimestichezza nella creazione delle formule per riuscire a ricavare i dati desiderati.
L’evoluzione del sistema di tracciamento con i database di Access
Se siete abbastanza esperti nell’utilizzo del pc e volete evolvere il sistema citato potreste sfruttare l’enorme potenziale di Microsoft Access.
La metodologia da sfruttare è la medesima citata in precedenza, ma con questo software avrete la possibilità di aggregare un numero maggiore di dati ed elaborarli con alcune automazioni, in modo da avere un quadro più chiaro e di semplice lettura.
Anche in questo caso l’intervento da parte vostra nell’immissione dei dati deve essere costante come nel sistema citato in precedenza.
Il fleet management: i software per la gestione dei mezzi in modo semi – automatizzato
Quando il numero degli automezzi aumenta diventa molto difficile una gestione con un semplice file Excel o un database Access e per questo motivo sono nati i sistemi di fleet management, in grado di far risparmiare tempo, risorse e fornire agli imprenditori un quadro più chiaro e sempre aggiornato su ogni singolo mezzo.
Il risparmio in questo caso è notevole, in quanto è possibile eliminare ogni tipo di imprevisto sulle scadenze di manutenzioni ordinarie e monitorare costantemente i consumi, in modo da avere previsioni molto più accurate sulle spese dell’azienda.
