Negli ultimi anni si è diffuso molto il concetto di gestione di flotte aziendali, di fleet manager e monitoraggio dei mezzi per migliorare la produttività delle imprese.
All’interno del nostro articolo cercheremo di fare un po’ di chiarezza sulla questione, fornendovi alcune informazioni in merito a cos’è una flotta aziendale, come si gestisce e quanto sia importante il monitoraggio del consumo di carburante dei mezzi.
Flotta aziendale: cosa si intende
Quando si parla di flotta aziendale si intende normalmente il parco dei mezzi che viene sfruttato da un’azienda per l’esecuzione dei servizi che vengono venduti alla propria clientela.
Per fare alcuni esempi più chiari, si può parlare di flotta aziendale relativamente ad un’impresa che si occupa di noleggio di camion, macchine o altri mezzi di trasporto.
Può però essere inteso con il termine “flotta aziendale” anche l’insieme di automezzi che vengono impiegati dalle aziende di trasporto su gomma o l’insieme delle vetture e furgoni che vengono utilizzati da tecnici e commerciali in imprese di vario genere.
Quando un’azienda ha molti mezzi a disposizione è molto importante monitorare costantemente la loro gestione e i loro consumi.
Monitorare le spese dei mezzi aziendali: a cosa serve e come si fa
Un’azienda che dispone di molti veicoli vede ogni anno importi notevoli a bilancio in merito alla manutenzione e ai consumi di carburante dei mezzi.
Proprio per questo motivo diventa fondamentale riuscire a tracciare ogni spesa e a raccogliere dati in modo periodico in modo da riuscire a preventivare le uscite di denaro, così che si possano gestire in modo più accurato tariffe e preventivi.
Per fare questo sono nati i sistemi di fleet management, cioè veri e propri software che aiutano l’imprenditore a gestire scadenze e consumi di più veicoli in contemporanea.
Un software di questo tipo permette di poter vedere a monitor promemoria di manutenzioni ordinarie e scadenze relative ad adempimenti come bolli, assicurazioni e controlli dei dispositivi di sicurezza senza incappare in alcun tipo di disattenzione, particolar modo quando si parla di gru e autocarri.
Inoltre è anche possibile ottenere dati sui consumi dei mezzi, elemento particolarmente utile per le aziende di trasporti, in modo da gestire nel migliore dei modi la percorrenza delle varie tratte che vengono vendute.
Microsoft Excel: una buona alternativa per gestire la flotta aziendale
In alcuni casi si possono usare anche strumenti meno evoluti, come ad esempio il classico Microsoft Excel o la sua versione gratuita Google Sheets.
Con un foglio di calcolo Excel è possibile creare una scheda per ogni singolo mezzo e inserire le checklist per tutti gli adempimenti in materia di manutenzione da dover svolgere periodicamente.
Questa procedura è particolarmente indicata per la gestione delle scadenze e delle spese di manutenzione di automobili e autocarri di piccole dimensioni utilizzati da noleggi e da aziende che si occupano di servizi tecnici di vario genere.
Resta inteso che, a differenza dei software di fleet management citati in precedenza, questo sistema richiede un notevole intervento umano nell’inserimento dei dati e non permette in alcun modo di avere delle semplici automazioni da poter consultare in tempo reale.
Se un’azienda dispone di pochi mezzi è possibile sfruttare tabelle e formule Excel per gestirli, ma quando il parco dei veicoli da monitorare aumenta è necessario avere un sistema professionale studiato appositamente.
