Attività e aziende hanno un unico obiettivo: massimizzare i profitti risparmiando, quando possibile, tempo. Parlando di workflow documentale e gestione dei processi sarà possibile capire in che modo ottimizzare la gestione di alcuni aspetti, garantendo una maggiore efficienza e meno sprechi, anche in termini di tempo.
Workflow documentale: definizione
Iniziamo con l’essere chiari. Analizziamo la definizione di workflow documentale per capire di cosa si tratta e in che modo potrebbe agevolare la propria attività.
Letteralmente il workflow è il flusso di lavoro. Nello specifico, questo termine va a indicare degli schemi che indicano come deve essere portata avanti una attività.
Nel caso del workflow documentale, quindi, parliamo di uno schema che interessa la gestione documentale. Si va dall’acquisizione alla firma e conservazione dei documenti ma, naturalmente, il concetto ben si adatta anche ad altre attività.
Questi schemi hanno una grande caratteristica: possono essere replicati all’infinito, così da andare a creare una sorta di automazione che aiuterà non poco.
Questo è un primo grande vantaggio ma non di certo l’unico.
Vantaggi della gestione dei processi grazie al workflow documentale
Proviamo a definire ancora meglio il workflow documentale. Lo andremo a descrivere come una sorta di procedura standardizzata e condivisa che indica le fasi della gestione documentale.
Si parte dalla produzione del documento e, passando per autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione, si arriva alla conservazione ed eventualmente alla cancellazione dello stesso.
Perché avere dei flussi di lavoro standardizzati? Perché si risparmia tempo e si limitano i possibili errori, nonché i rischi di perdere dei documenti.
Quando si gestisce un’attività o un’azienda si ha a che fare con moltissimi documenti. Che siano fatture, bolle di accompagnamento, contratti o altro, quello che conta è sapere come categorizzare ciascun documento e come conservarlo.
Per ogni tipologia di documento, quindi, si andrà a creare un workflow individuando procedure e responsabili del trattamento di quella categoria. Ogni reparto potrà occuparsi di ciò che gli compete, minimizzando il tempo ed evitando passaggi inutili. Un vantaggio enorme i cui risultati saranno apprezzabili nel giro di pochissimo tempo.
Non solo. Le responsabilità non saranno di tutti e di nessuno, come spesso succede nelle aziende e nelle attività, ma ci sarà una chiara suddivisione tra reparti. Questo migliorerà la vita dell’azienda a 360° e non solo dal punto di vista della gestione documentale.
Come scegliere il software per la gestione del workflow documentale
La scelta degli strumenti è sempre molto importante e questo vale anche per la gestione del workflow documentale aziendale.
Si deve prestare molta attenzione alle caratteristiche della piattaforma prescelta perché, altrimenti, i vantaggi connessi alla gestione possono svanire.
Per questo motivo, ad esempio, consigliamo di scoprire questo software per la gestione dei processi e del workflow documentale che ha dalla sua diversi vantaggi. Si tratta, nel dettaglio, di un software BPM. Nello specifico, software di questo tipo sono quelli pensati per controllare e gestire i processi aziendali.
L’obiettivo è quello di andare a creare dei flussi collaborativi che partono da un iniziale momento di definizione di ogni singolo step per poi arrivare a un’automazione del tutto.
In questo modo si riesce a risparmiare tempo ottimizzando tutto quello che riguarda questi passaggi. Come detto si limitano gli errori e anche questo è un vantaggio non da poco.
La scelta degli strumenti da preferire è, quindi, di fondamentale importanza perché sono proprio questi tool che rendono il tutto il più semplice e veloce possibile.
Ad oggi non ci si può più permettere il lusso di andare a rilento, in nessun processo aziendale e questo vale tanto per la produzione quanto per la gestione dei documenti e degli archivi.
Avere una piattaforma di gestione documentale aiuta non poco e facilita il lavoro.
Cosa si può gestire?
Di tutto. Si tratta, infatti, di una soluzione completa che permette di facilitare diversi step.
Si può controllare la scadenza dei documenti o la loro validità, si possono creare dei workflow legati ai contratti o dei workflow per i lavori su commessa, si possono stabilire dei flussi approvativi.
Il tutto in maniera facile e veloce. Attenzione, però, a scegliere sempre un tool che sia user friendly e in grado di essere utilizzato in maniera intuitiva senza perdite di tempo. Del resto, come detto, il vantaggio principale è proprio quello di velocizzare i flussi e renderli quanto più snelli e automatici possibile.
Ad oggi questa è un’innovazione che prende sempre più piede, poiché proiettata ad aiutare le aziende a fare sempre meglio, in poco tempo e senza errori. Il mondo del lavoro cambia velocemente e cambiano le esigenze. Quello che, invece, rimane sempre uguale è la necessità di velocizzare i processi anche quando si parla di documenti, archivi e burocrazia che possono essere una vera zavorra per il benessere aziendale.
