La gestione di un condominio è estremamente articolata per il relativo amministratore. Tra i suoi compiti e doveri ha quello di organizzare e convocare le assemblee condominiali, redigere e inviare i relativi verbali delle assemblee, verificare lo stato di pagamento di tutte le quote dei rispettivi condomini, tenere la contabilità, monitorare e programmare gli interventi di manutenzione degli impianti e delle parti comuni dell’edificio, sottoscrivere la polizza assicurativa e, ancora, affrontare le varie questioni sollevate dai condomini.
In tutto questo lavoro, che per un amministratore va moltiplicato per tutti i condomini che segue e gestisce, la comunicazione con i condomini è un aspetto fondamentale. Tra gli elementi per cui i condomini si sentono tutelati dall’amministratore di condominio e ne riconoscono e apprezzano il lavoro c’è proprio quello di riuscire a comunicare con lui e non sentirlo assente, distante o indifferente.
Ma come fare a gestire in maniera positiva tutto questo carico di lavoro? Il ricorso a una segretaria virtuale può essere un valido aiuto da prendere in considerazione.
Cos’è il servizio di segreteria virtuale
Il servizio di segreteria virtuale si basa sulla tecnologia degli assistenti virtuali, ovvero una o più persone che si occupano della gestione di tutti gli aspetti di una segreteria svolgendolo però da remoto. È una realtà ormai consolidata ed estremamente valida che consente di rispondere alle varie chiamate, alle mail, ai messaggi ricevuti sulle app di messaggistica istantanea, i profili social e organizzare l’agenda per il professionista che richiede il servizio.
I vantaggi per gli amministratori di condominio
Su https://www.mysegretaria.com/segretaria-virtuale-amministratori-condominio è possibile trovare il servizio di segretaria virtuale specifico per le esigenze degli amministratori di condominio. In base alle necessità è possibile mantenere il proprio numero di telefono oppure richiederne uno specifico. La segretaria virtuale riceve tutte le chiamate e le richieste di contatto e prende nota dei dati di chi ha chiamato, del tipo di necessità e mediante un report dettagliato informa l’amministratore di quello che è accaduto e per il quale serve il suo intervento.
La segretaria virtuale, essendo disponibile 7 giorni su 7, filtra le chiamate e ottimizza le informazioni permettendo all’amministratore di condominio di concentrarsi sul proprio lavoro senza dover trascorrere tutto il tempo al telefono.
Oltre a ricevere le chiamate la segretaria virtuale per gli amministratori di condominio può occuparsi di ricontattare il condomino aggiornandolo sullo stato della sua richiesta (convocazione della prossima assemblea di condominio, risoluzione di un guasto, eccetera) e occuparsi di organizzare i vari impegni e appuntamenti sull’agenda. Senza dimenticare come la segretaria virtuale può inoltrare le chiamate più importanti (in base alle indicazioni ricevute) sul cellulare dell’amministratore di condominio così che per le telefonate urgenti e le questioni più importanti (come quelle, per esempio, con i fornitori) ci sia un contatto diretto.
Il lavoro di un amministratore di condominio diventa più agile con il servizio di segreteria virtuale in quanto si avvale di tutti i vantaggi di questa attività ma a costi nettamente inferiori e con tutte le opportunità e i benefici di una struttura professionale che opera da remoto.
