I buoni pasto rappresentano uno dei benefit aziendali più diffusi e apprezzati, sia nelle grandi realtà che nel mondo delle piccole e medie imprese. Offrono un duplice vantaggio: soddisfano i bisogni quotidiani dei dipendenti e generano vantaggi fiscali per l’azienda.

Tuttavia, il loro costo effettivo per l’impresa non si limita al valore nominale. Commissioni, costi di attivazione e oneri accessori, incidono significativamente sulla spesa complessiva. Comprendere tutte le variabili in gioco è fondamentale per prendere decisioni consapevoli.

Per un’analisi dettagliata e aggiornata, è disponibile anche una guida pratica su WelfareUnity, utile a tutte le imprese che valutano l’introduzione o l’ottimizzazione di questo strumento.

Buoni pasto: il costo nominale e le commissioni applicate

Il punto di partenza è semplice: il valore nominale del buono pasto. Questo importo può variare (fino a 8 euro al giorno a dipendente è totalmente deducibile e non costituisce reddito imponibile) ed è deciso dall’azienda in base al budget e alla strategia.

A questo costo si aggiungono però commissioni applicate dalle società emettitrici. Le principali sono:

• Costi di gestione: fissi o variabili, legati alla configurazione e alla manutenzione del servizio (es. costo di ricarica);
• Commissioni di transazione: applicate in percentuale su ogni buono emesso (in media dal 2% al 4% del valore nominale caricato);
• Costi accessori: come quelli per la spedizione (nel caso dei buoni pasto cartacei) o per l’attivazione dei buoni pasto in formato elettronico.

La variabilità tra i provider è ampia, e le condizioni economiche dipendono anche dal volume di buoni acquistati. Per questo motivo, confrontare le offerte è un passaggio cruciale.

I vantaggi fiscali che abbattono il costo reale dei buoni pasto

Il principale motivo per cui molte imprese scelgono i buoni pasto è l’ampio vantaggio fiscale. Come riportato nell’analisi di WelfareUnity, i benefici includono una deducibilità integrale del costo dal reddito d’impresa, l’esenzione da contribuzione INPS e INAIL, per un risparmio medio di oltre il 40% rispetto all’erogazione in busta paga, e l’esenzione IRPEF e INPS per i dipendenti, entro i limiti previsti dalla normativa (8 euro al giorno per i buoni elettronici e 4 euro per quelli cartacei) con un ulteriore risparmio a vantaggio del dipendente di almeno il 30%.

Un buono elettronico da 8 euro, ad esempio, può avere un costo netto inferiore a 5 euro per l’azienda, considerando l’impatto positivo della deduzione fiscale e dell’esenzione contributiva.

Tutti questi aspetti possono ovviamente essere rintracciati sul sito del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF), che fornisce riferimenti normativi e aggiornamenti utili alle imprese.

Buoni pasto: altri costi (e risparmi) da considerare

Oltre ai costi diretti e alle commissioni, vanno valutati anche i costi gestionali interni: per esempio, il tempo impiegato per distribuire, contabilizzare e gestire i buoni.

Tuttavia, l’adozione dei buoni pasto elettronici può ridurre questi oneri. Le piattaforme digitali permettono un monitoraggio automatico, semplificano la contabilità e riducono il margine d’errore.

Inoltre, non va trascurato l’impatto positivo sulla motivazione e fidelizzazione dei dipendenti, che può tradursi in minore turnover, maggiore produttività e un miglior clima aziendale.

Strategie per ottimizzare la spesa dei buoni pasto

Le aziende hanno diverse leve a disposizione per contenere i costi dei buoni pasto e aumentarne l’efficacia:

• Confrontare i provider: semplicemente, richiedere più preventivi aiuta a negoziare commissioni migliori;
• Scegliere il digitale: i buoni elettronici non solo offrono vantaggi fiscali maggiori, ma anche risparmi gestionali;
• Acquistare volumi maggiori: le condizioni economiche migliorano con l’aumento del numero di buoni ordinati;
• Definire un budget annuale per dipendente: aiuta a pianificare e monitorare la spesa in modo coerente con gli obiettivi aziendali.

Conclusione

I buoni pasto non sono solo un costo: se ben gestiti, possono rappresentare uno strumento di valorizzazione del capitale umano e di risparmio fiscale.

Considerare solo il valore facciale del buono è riduttivo: le commissioni, i costi indiretti e le agevolazioni fiscali modificano profondamente il quadro economico finale.

Affidarsi a professionisti aggiornati come WelfareUnity può aiutare le aziende a valutare le opzioni disponibili e a scegliere la soluzione più vantaggiosa, in linea con le esigenze e il budget aziendale.