Gestire l’intricata documentazione aziendale in modo efficace ed organizzato non è un compito semplice.
In particolare col passaggio dal cartaceo a digitale, molte aziende hanno riscontrato difficoltà nell’adottare un nuovo modello organizzativo.
Per far fronte a questa esigenza, sono nati dei veri e propri centri che si occupano di gestire i files delle imprese che richiedono il servizio. Un esempio ne è l’azienda Sielco specializzata nella gestione documentale.
I manager che scelgono di affidarsi a professionisti del settore, accedono a servizi di dematerializzazione in totale sicurezza. Operando in questo modo, i dati sensibili sono resi tracciabili e disponibili in qualunque momento e possono essere recuperati per qualsiasi motivazione.
I software appositamente studiati, sono in grado di rispondere in maniera opportuna alle più svariate necessità aziendali.
Tra le varie prestazioni offerte, se ne può ricordare una in particolare: la firma digitale, una componente tanto piccola quanto potente. Questa tipologia di firma sostituisce in tutto e per tutto la firma classica, fatta su carta. È particolarmente vantaggiosa per le aziende perché permette loro di firmare documenti elettronici, mantenendo la stessa integrità legale.
Chiaramente, questo potente strumento, non si riferisce solo alle esigenze di business, ma può risultare molto utile anche per le attività dei singoli cittadini.
Quando si parla di firma digitale, si fa riferimento al termine firma remota, proprio perché è un’azione che avviene a distanza e senza la presenza fisica contemporanea dei soggetti. Una volta che la firma digitale è stata creata, viene registrata e memorizzata nel database sotto forma di file, poiché è impiegata la rete Internet.
È inoltre molto vantaggiosa perché permette di accelerare le operazioni burocratiche e svolgerle in un lasso di tempo minore.
Regala anche il vantaggio di un grosso risparmio economico, in quanto i costi di stampa e spedizione di documenti cartacei sono notevolmente ridotti.
In aggiunta a questo, vengono automatizzate alcuni tipi di procedure: i flussi di lavoro vengono semplificati in azienda, poiché le firme di approvazione si traducono in semplici richieste on line.
La firma digitale è ormai un elemento essenziale nel passaggio dal mondo cartaceo a quello informatizzato, per questo le attività di ogni genere, devono essere pronte a fare il salto di qualità. È da sottolineare che questo sistema snellisce e velocizza enormemente ogni pratica. A maggior ragione si è rivelata una grande risorsa in questo periodo di pandemia causata da COVID-19, in cui non erano permessi gli incontri tra persone, tantomeno gli spostamenti, se non per motivi di assoluta urgenza.
Il processo di digitalizzazione comprende anche un altro tipo di firma elettronica, la firma grafo metrica.
Si tratta di un sistema che consente di firmare, attraverso l’uso di appositi strumenti fissi o mobili, dotati di una penna. Attraverso la tavoletta e penna elettronica, il sistema cattura l’immagine, i dati dinamici e i parametri biometrici (ritmo, velocità, pressione, accelerazione, movimento aereo) che la rendono unica ed irriproducibile.
I vantaggi sono indiscutibili e tra questi è bene ricordare la possibilità di concludere contratti o effettuare altre trattative che necessitano di firma direttamente attraverso il proprio dispositivo, l’eliminazione documenti cartacei, e ovviamente, la riduzione del tempo di lavorazione delle pratiche.
Un altro sistema interessante è quello della firma remota automatica.
Avviene senza l’uso di supporti fisici, perché tutto si basa sulla sottoscrizione di un certificato di firma
remota e attraverso un sistema di gestione documentale presente sul device WEB. Così facendo sarà possibile selezionare il documento elettronico e firmarlo digitalmente.
I benefici che le aziende possono ottenere sono: alti livelli di sicurezza, tempi di attivazione del servizio rapidi, non ci sono vincoli legati all’installazione di hardware ed è possibile firmare più documenti contemporaneamente.
La firma elettronica però, non si limita solo ad un utilizzo tramite sistemi aziendali, ma può essere creata anche tramite smartphone. Si tratta della firma grafica, che consente un’identificazione semplificata e senza validità probatoria. È particolarmente utile per firmare DDT, fogli di presenze e documenti per il rilascio di progetti ed elaborati tecnici.
La gestione documentale può essere un meccanismo molto semplice, che comporta infinite opportunità rispetto all’ottimizzazione del lavoro aziendale. Chiedere aiuto a specialisti e lasciarsi guidare dalla loro esperienza, è l’occasione giusta per migliorare il futuro della propria impresa.