Innanzi tutto PEC è un acronimo, e significa letteralmente Posta Elettronica Certificata.
La PEC è nata per garantire il valore legale nelle comunicazioni elettroniche, simulando una raccomandata delle poste con ricevuta di ritorno.
Ne attesta il suo valore legale la normativa DPR 11 febbraio 2005 n.68, e l’articolo 48 dell’amministrazione digitale dice che è possibile l’invio telematico delle comunicazioni scritte che con l’emissione di una ricevuta per l’invio e l’emissione di una ricevuta di avvenuta consegna, viene eseguita mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata come recitato nel decreto n. 68 emesso il 11/02/2005 dal Presidente della Repubblica Italiana; in alternativa si possono utilizzare anche delle altre soluzioni avanzate a livello tecnologico da individuare con le stesse regole tecniche che vengono adottate ai sensi del sotto citato articolo 71 e cioè che le trasmissioni di missive o documenti eseguite in via telematica, eseguite come recitato dal comma 1, hanno lo stesso valore della notifica a mezzo postale, fatto salvo che la legge disponga altrimenti.
Il suo valore legale ovviamente c’è quando sia il mittente che il destinatario sono indirizzi PEC, altrimenti diventa come una normale mail senza alcun valore giuridico.
Nel caso di documenti allegati, invece, ad attestarne il valore legale è la firma digitale applicata ai singoli documenti.
Dicevamo che la PEC è come una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma in realtà è molto di più, in quanto oltre a garantire invio e consegna ne attesta esattamente anche data e ora e ne garantisce anche il contenuto (busta digitale) grazie ai sofisticati protocolli di sicurezza.
Inoltre, il suo valore legale ne garantisce opponibilità a terzi in caso di contestazioni.
COSA SIGNIFICA CERTIFICATA?
PEC sta appunto per “Posta Elettronica Certificata”, e l’ultima parola significa che il gestore del servizio PEC ne certifica invio e ricezione della mail attraverso le ricevute depositate a mittente e ricevente.
Tra l’altro, il gestore della PEC conserva traccia delle spedizioni per 30 mesi, per cui nel caso di smarrimento dei certificati si ha la possibilità di garantire comunque la validità legale della posta.
GESTORI PEC
Dove posso fare la PEC?
Gli unici a poter fornire una mail PEC sono i gestori abilitati dall’AgID, Agenzia per l’Italia Digitale, e l’attivazione del servizio ha un costo di solito su base annuale.
PEC obbligatoria per legge?
La PEC non è obbligatoria per tutti, ma per alcuni soggetti si.
Questi sono stabiliti secondo il Decreto-Legge 29 Novembre 2008 n.185, dove all’art.16 nomina le Pubbliche Amministrazioni, le società, i professionisti iscritti all’albo e le ditte individuali registrate al Registro Imprese.
I Privati cittadini non ne hanno l’obbligo.
VANTAGGI e SVANTAGGI DELLA PEC
Quali vantaggi può portare l’uso della PEC?
Per prima cosa si abbattono i tempi di spedizione e ricezione del messaggio, provate solo a pensare alle code evitate in posta, ad esempio.
Oltre ai tempi poi si abbattono anche i costi, paghi il canone annuale (poche decine di euro) e poi niente spese per bolli, buste, ecc.
Ovviamente poi il maggior vantaggio della PEC sta proprio nel suo valore legale, pensiamo ad esempio alla spedizione di un contratto in PDF con firma digitale.
Uno degli svantaggi della PEC invece è che spesso ha poco spazio disponibile, 1 Gb di default, ed è quindi facile riempire una casella pec quando si trattano allegati pesanti (documenti, contratti, ecc.).
Il problema è che se non ce ne accorgiamo NON ci arrivano comunicazioni PEC.
Un altro svantaggio deriva dal fatto che mentre la classica posta aziendale viene monitorata costantemente, per la pec capita a volte di dimenticarsi di aprirla, e a volte sono guai, perché se la PEC certifica l’avvenuta consegna, non ne certifica che sia stata vista e/o letta.
Per fortuna esistono in Italia aziende che offrono ottimi servizi di gestione pec, come l’azienda vicentina Ardesia, che tra le sue offerte prevede anche l‘integrazione della pec nella posta aziendale, in tal modo non ci si deve più preoccupare della casella pec.
In conclusione possiamo dire che spedire un messaggio via PEC anziche via raccomandata A/R ha i suoi bei vantaggi, l’importante è gestire la casella PEC periodicamente o affidarsi appunto a servizi esterni di gestione PEC.
