Come fare una fattura elettronica, è il dubbio che si è insidiato dal gennaio 2019 in cui essa è stata introdotta andando a sostituire il cartaceo. L’obbligo si è esteso a tutte le aziende tranne a quelle cui la legge ha espressamente previsto un esonero, quindi tutti coloro che agiscono in regime forfettario o quello dei minimi. Per questi due gruppi però non era vietato l’utilizzo della fattura elettronica, piuttosto consigliato, considerando che comunque si rapportano con fornitori e partner vincolate a essa. La fattura elettronica deve essere emessa o entro 12 giorni dalla conclusione della prestazione o per chi adotta la fattura differita entro il 15 del mese successivo.
Questa era la forma iniziale della normativa sulla fatturazione elettronica, ma in questi 3 anni non sono mancate revisioni e cambiamenti che hanno comunque evidenziato un utilizzo pratico di quella che inizialmente era vista come una complicazione del lavoro e invece lo ha reso più snello e veloce.
Come fare una fattura elettronica: normativa
La Legge di Bilancio 2018 non ha fatto altro che mettere in pratica ciò che fino a quel momento era stata solo una possibilità nell’ambito dello scambio di fatture tra privati. La fatturazione elettronica è diventata l’arma per combattere l’evasione fiscale, grazie al Sistema di Interscambio a cui è stato dato il compito di verificare l’esattezza dei documenti emessi.
L’obbligo di utilizzo di questo strumento si estende a tutti i soggetti IVA anche se la stessa normativa prevede delle esenzioni per coloro che operano in un regime di vantaggio ( 27 comma 3 del DL n. 98/11), o in regime forfettario (Legge n. 190/14). I soggetti coinvolti nella fatturazione elettronica, non solo sono obbligati all’emissione dei documenti ma anche alla loro conservazione per almeno 10 anni, in modo tale che in sede di controllo fiscale vi si possa accedere in maniera veloce ed immediata.
Come fare una fattura elettronica: i vantaggi
È stata dunque la Legge di Bilancio 2018 ad introdurre la fattura elettronica che nella pratica non si differenzia molto da quella cartacea, se non fosse per l’obbligo di trasmetterla nel Sistema di Interscambio (SDI) una volta compilata. La tipologia di file utilizzata è quella XML che può essere supportato solo da software specializzati di cui tutte le azienda hanno dovuto dotarsi o acquistandoli da privato oppure utilizzando in maniera completamente gratuita quelli messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
La fatturazione elettronica è stata pensata per portare dei benefici nel lavoro delle singole aziende e considerando la gran mole di documenti scambiati, registrati solo nel primo anno della sua entrata in vigore, il risultato è stato sicuramente raggiunto. Quindi i vantaggi che la fattura elettronica dovrebbe concedere sono:
- controllo sull’evasione fiscale;
- risparmio per le aziende sia a livello di spazio per l’archiviazione delle fatture che per quel che riguarda i prodotti di cancelleria utilizzati per la stampa delle fatture;
- dematerializzazione dei processi aziendali: il lavoro delle imprese si sposta sempre di più si un livello telematico, questo con il puro scopo di facilitare e snellire il lavoro, soprattutto della parte svolta dal revisore dei conti;
- riduzione del rischio di perdere le fatture o che vadano distrutte.
Come fare una fattura elettronica: indicazioni pratiche
Come accennato in precedenza la fattura elettronica è un file in XML per cui sono indispensabili dei software appositi o di un servizio web come può essere la casella di posta elettronica certificata. Ognuno di questi servizi ha un’interfaccia differente per quel che riguarda la redazione della fattura, ma ci sono dei punti in comune e proprio su quelli porremo attenzione.
Qualunque sia la forma societaria utilizzata le modalità di emissione delle fatture non cambiano. Anche se nel testo originario della legge non vi era obbligo di emissione per coloro che adottano il regime dei minimi, se sei un libero professionista e ti stai chiedendo come fare una fattura elettronica nel regime dei minimi, sappi che non cambia assolutamente nulla da ciò che andremo a descriverti.
I dati
Come per le fatture cartacee, anche per la fatturazione di tipo elettronico non possono mancare. Alcuni dati essenziali, pena la nullità della fattura e dunque la possibilità di incorrere in sanzioni, proprio come succede se l’invio viene fatto in ritardo. I dati imprescindibili sono:
- il destinatario della fattura;
- tipologia di documento che può essere non solo una fattura ma anche il pagamento di una parcella o una nota di credito o debito;
- data: successiva all’emissione della fattura;
- numero della fattura che deve essere ovviamente progressivo.
Invio SDI e archiviazione
Una volta redatta la fattura va invia al Sistema di Interscambio che andrà a verificare se sono presenti tutti i dati di cui si ha bisogno a livello fiscale, che le partite IVA segnate siano realmente esistenti e solo dopo provvederà all’invio utilizzando il recapito del soggetto che la fattura deve riceverla. La fattura se immediata deve essere trasmessa o nelle 24 ore successive alla vendita del prodotto o alla prestazione del servizio, ovvero, al massimo nei 12 giorni successivi ad essa. È però possibile utilizzare la fatturazione differita per prestazioni ripetute nell’arco di un mese a favore dello stesso soggetto e in questo caso l’obbligo di trasmissione si sposta non oltre il 15 del mese successivo all’avvenuta prestazione.
Le fatture anche elettroniche devono essere conservate per almeno 10 anni, in modo tale che possano anche essere consultate in qualsiasi momento. A tal proposito l’Agenzia delle Entrate mette. A disposizione un archivio, utilizzabile da chiunque, disponibile sul portale Fatture e corrispettivi. Nonostante l’obbligo di conservazione per 10 anni, l’archivio in questo caso, tiene le fatture per ben 15 anni.
Come fare una fattura elettronica: chi è esonerato
Abbiamo inizialmente accennato al fatto che alcuni soggetti sono stati esonerati dall’obbligo della fatturazione elettronica, anche se a livello volontario possono anche aderirvi, giovando di alcune agevolazioni che lo Stato ha previsto per tali soggetti. I soggetti esonerati sono:
- medici, famacie e operatori sanitari: esenzione determinata dal garante della privacy;
- imprese o lavoratori in regime di vantaggio;
- imprese e lavoratori autonomi nel regime forfettario;
- piccoli produttori agricoli;
- società sportive dilettantistiche;
- soggetti non residenti in Italia.
