Il responsabile della conservazione sostitutiva ha un ruolo centrale nel processo di digitalizzazione e di archiviazione dei documenti digitali. Questa funzione è prevista anche all’interno della normativa di riferimento, che attribuisce al responsabile la responsabilità dello svolgimento di alcune funzioni e doveri, che sono descritti nell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013, in merito alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”.
Innanzitutto è importante dire che il responsabile designato alla conservazione sostitutiva (approfondisci su savinosolution.com) egli è tenuto inoltre a collaborare con i responsabili delle seguenti sezioni: sicurezza, raccolta e trattamento dati personali, sistemi informativi ed infine gestione documentale (qualora fosse nominato per coordinare la gestione dei documenti).
Ecco quali sono le funzioni che il responsabile della conservazione deve svolgere:
- definisce le caratteristiche essenziali ed i requisiti di base del sistema di conservazione naturalmente anche a seconda dei tipi di documenti che devono essere conservati;
- si occupa della gestione del processo conservativo e si occupa di garantire la sua conformità relativamente alla normativa vigente;
- si occupa di generare il rapporto di “versamento” dei documenti, rispettando le modalità che sono descritte nel manuale di conservazione;
- genera e sottoscrive il pacchetto dei documenti da distribuire, apponendovi la sua firma digitale oppure quella elettronica (che dovrà essere qualificata), in tutti quei casi che sono previsti nel manuale;
- monitora il funzionamento corretto dell’intero sistema denominato di conservazione;
- si preoccupa di fare effettuare delle verifiche periodiche, che non avvengano oltre cinque anni, garantisce la conservazione integrale degli archivi e la loro leggibilità;
- garantisce la corretta conservazione e l’accessibilità ai documenti informatici, adottando controllo di sicurezza per rilevare errori e problemi nei sistemi di memorizzazione e di registrazioni, per ripristinare la corretta funzionalità;
- si occupa della duplicazione o copiatura di tutti i documenti informatici conservati, per mantenere l’allineamento con il contesto tecnologico, seguendo le linee guida del manuale di conservazione;
- si occupa di adottare le giuste misure per garantire la sicurezza dell’intero sistema conservativo, come descritto nell’art. 12;
- si occupa di garantire la presenza di un pubblico ufficiale, quando ne viene richiesta la presenza, per garantire assistenza allo svolgimento delle sue funzioni;
- garantisce assistenza ai competenti organismi di vigilanza e verifica al fine permettere loro di svolgere al meglio le loro funzioni.
Il responsabile della conservazione, inoltre, gestisce e predispone un manuale relativo alla conservazione e come previsto nell’art. 8 si occupa anche del suo aggiornamento periodico, per essere sempre aggiornati relativamente a cambiamenti di carattere tecnologico, normativo, procedurale od organizzativo di maggiore rilievo.
Tra le altre funzioni che sono di competenza del responsabile della conservazione c’è la redazione del manuale stesso, i dettagli del contenuto sono messi in evidenza nel comma 1 dell’articolo 8.
All’interno del manuale di conservazione sono illustrati in modo dettagliato tutto ciò che riguarda l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, quale deve essere il modello di funzionamento, di quali passaggi deve essere costituito il processo. Inoltre, devono essere presenti la descrizione delle infrastrutture utilizzate (anche dal punto di vista architettonico), i regolamenti relativi alla sicurezza che vengono adottati e qualsiasi altra informazione che può essere utile per la gestione e la verifica del funzionamento, a lungo termine, del sistema di conservazione.
In caso di pubbliche amministrazioni viene previsto nella normativa che il responsabile della conservazione debba essere un dirigente da designare in maniera formale, tutto ciò è descritto nel comma 3 dell’articolo 7, dove si esplica che il responsabile può effettuare una delega in outsourcing del servizio di conservazione, da attuare presso conservatori che abbiano specifici requisiti e che siano accreditati all’Agenzia per Italia Digitale (Agid).
In caso di società private viene previsto nella normativa che il responsabile della conservazione possa essere sia interno che esterno all’azienda stessa. Per la figura di questo responsabile sono richieste elevate competenze tecniche e normative.
