Il responsabile della conservazione sostitutiva ha un ruolo centrale nel processo di digitalizzazione e di archiviazione dei documenti digitali. Questa funzione è prevista anche all’interno della normativa di riferimento, che attribuisce al responsabile la responsabilità dello svolgimento di alcune funzioni e doveri, che sono descritti nell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013, in merito alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”.

Innanzitutto è importante dire che il responsabile della conservazione sostitutiva (approfondisci su savinosolution.com) collabora con il responsabile del trattamento dei dati personali, il responsabile della sicurezza, il responsabile dei sistemi informativi e il responsabile della gestione documentale (qualora fosse nominato per coordinare la gestione dei documenti).

Ecco quali sono le funzioni che il responsabile della conservazione deve svolgere:

  • definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in base ai tipi di documenti che devono essere conservati;
  • si occupa della gestione del processo di conservazione e si occupa di garantire la sua conformità relativamente alla normativa vigente;
  • si occupa di generare il rapporto di “versamento” dei documenti, rispettando le modalità che sono descritte nel manuale di conservazione;
  • genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione dei documenti, apponendovi la firma digitale o quella elettronica qualificata, in tutti quei casi che sono previsti nel manuale;
  • monitora il funzionamento corretto del sistema di conservazione;
  • si preoccupa di fare effettuare delle verifiche periodiche, che non avvengano oltre cinque anni, garantisce l’integrità degli archivi e la loro leggibilità;
  • garantisce la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adottando controllo di sicurezza per rilevare errori e problemi nei sistemi di memorizzazione e di registrazioni, per ripristinare la corretta funzionalità;
  •  si occupa della duplicazione o copia dei documenti informatici, per mantenere l’allineamento con il contesto tecnologico, seguendo le linee guida del manuale di conservazione;
  • si occupa di adottare le giuste misure per la sicurezza del sistema di conservazione, come descritto nell’art. 12;
  • si occupa di assicurare la presenza del pubblico ufficiale, quando è richiesta la sua presenza, per garantirgli assistenza nello svolgimento delle sue funzioni;
  • si occupa di assicurare agli organismi competenti l’assistenza per lo svolgimento delle loro funzioni di verifica e vigilanza.

Il responsabile della conservazione, inoltre, si preoccupa di predisporre il manuale di conservazione e come previsto nell’art. 8 si occupa anche del suo aggiornamento periodico, per essere in linea con i cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici di maggiore rilievo.

Tra le altre funzioni che sono di competenza del responsabile della conservazione c’è la redazione del manuale stesso, i dettagli del contenuto sono messi in evidenza nel comma 1 dell’articolo 8.

All’interno del manuale di conservazione sono illustrati in modo dettagliato tutto ciò che riguarda l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, quale deve essere il modello di funzionamento, di quali passaggi deve essere costituito il processo. Inoltre, devono essere presenti la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza che vengono adottate e qualsiasi altra informazione che può essere utile per la gestione e la verifica del funzionamento, a lungo termine, del sistema di conservazione.

In caso di pubbliche amministrazioni viene previsto nella normativa che il responsabile della conservazione debba essere un dirigente da designare in maniera formale, tutto ciò è descritto nel comma 3 dell’articolo 7, dove si esplica che il responsabile può effettuare una delega in outsourcing del servizio di conservazione, da attuare presso conservatori che abbiano specifici requisiti e che siano accreditati all’Agenzia per Italia Digitale (Agid).

In caso di società private viene previsto nella normativa che il responsabile della conservazione possa essere sia interno che esterno all’azienda stessa. Per la figura di questo responsabile sono richieste elevate competenze tecniche e normative.